議事録の書き方のコツ

議事録を取るのが苦手な人も多いのでは無いかとおもいます。
今日はそんな議事録苦手な人向けに議事録の書き方のコツをご紹介したいと思います。

苦手だと思っている方は是非読んでみてください。

議事録を書く目的は？
議事録の要点をまとめるコツ
議事録でリスクを回避する書き方のコツ
議事録を書く時のコツは「誰かに説明するつもりで書く」
まとめ

議事録を書く目的は？

議事録を書く目的はその会議で話し合った内容を後から確認できるようにするためです。
でもボイスレコーダーで録音した内容を全て一言一句書き起こすタイプの議事録でない場合には要点だけをある程度抜粋して議事録を作っていく必要があります。

慣れないうちはこの要点をまとめたり要点だけを抜き出す事が難しいのではないかと思います。

それから議事録を作る目的はもう一つあります。

それは後からリスクが発生しないようにリスクの元になりそうな項目をまとめておく。
というものがあります。個人的にはこちらの方が重要だと思っています。

議事録の要点をまとめるコツ

まず要点をまとめようと思った時に一番大事で簡単な事は「確定した事を記録する」という事です。
会議で話し合いを進めていく中でいろいろな事が決まっていくと思います。
とりあえず確定事項が決まるまでのやり取りは置いておいて決まった事だけを優先して記録しましょう。

この時は出来るだけ５W1Hに基づいて記録するようにしましょう。

Who（だれが）

When（いつ）

Where（どこで）

What（なにを）

Why（なぜ）

How（どのように）

この５W1Hの全てが揃わない場合も多いかとは思いますが分かる範囲で良いので確定事項の５W1Hをしっかりと残すようにしましょう。

そして余裕があればその確定事項が決まるまでの経緯をある程度書き残したり、確定事項の反対意見なども残しておきましょう。

もし確定事項がよく理解できなければその場で確認してみましょう。

「では〇〇の内容は▲▲というように確定したいう事でよろしいでしょうか？」
と確認すれば会議の参加者が正解を教えてくれるはずです。

議事録でリスクを回避する書き方のコツ

議事録をきちんと作成する事ができれば将来のリスクを避ける事ができます。その書き方について説明しますね。

まず議事録は基本的に会議に参加した人全員が内容を確認して了承しますよね？
この前提で書いていきます。なぜこの事を確認するかと言うと、例えば取引先や他社の人と会議をした時に特に重要になってくるからです。
作成した議事録はきちんと相手先にも確認してもらいましょう。
そうする事で後から「言った、言わない」と言う言い争いになってしまう事を避ける事ができます。

そうした前提の上でリスクを回避する書き方について説明します。

まず大事なこととして自分たちのリスクになりそうな事はしっかりと議事録に明記する癖をつけましょう。
この時に気をつけてほしいのは「しっかりと明記する事」です。
受け取り方によって違う解釈ができるような曖昧な書き方は避けましょう。

ではどのような内容がリスク回避に有効なのか説明します。

・納期があるものはしっかり納期を明記

・提出物がある場合にはどう言った提出物をいつまでに誰に提出するのかを明記

・業務を請け負う場合には業務範囲を明確にしておく（後から業務範囲を広げられないため）

・それ以外にもお金を伴う項目はしっかりと明記しておきましょう。
　例えば業務場所であったり業務に対応する人数であったり、何かを買う場合であれば種類と個数などです。

こう言った項目をしっかりと書いておいて相手先にも確認してもらっていれば後から業務範囲などで相手先と議論になってしまったとしても「議事録にはこう書かれています。ごの議事録の内容はそちらも合意したものですよね？」と言う事ができて問題を解決できます。