毎日の生活の中でビジネスで人と話をする機会はよくありますよね？ と言うか仕事の日、特に営業マンは一日中話をする事もよくあります。
同僚と世間話をする時には特に何も考える必要はありませんが、上司や顧客と話をする時には話しの仕方に注意しましょう。ごく短いやり取りの会話でも「こいつ頭良いな」とか「こいつ頭悪いな」とすぐに判断されてしまいます。
ビジネスでの会話の基本
ビジネスで話をする時、特に相手からの質問に答える時には相手にストレスを与えず、なおかつ相手から「こいつはデキるな」と思わせるテクニックがあります。これを知っているかどうか。実践できているかどうかでその人のビジネスマンとしての将来が変わってきます。
では良い回答の仕方とは？ですが簡単です。それは「結論から話をする」
という事です。これはいろいろなビジネス書などでもよく書かれていますが実際にはできていない人が非常に多いのです。そしてこれは「知っている」だけではなく「実行すること」が非常に大切です。
会話の仕方など行動に関する事は知っているだけでは意味が無く、実際に行動するかどうかが全てです。そして日常的に行動に移そうとすると日ごろからの練習が必要になってきます。
回答の仕方としては
①結論（私はAだと思います）
②結論の理由（なぜならAの方がBより大きいからです）
③詳しい理由（Aは10mでBは8mなのです）
④もう一度結論（なのでAだと思います）
簡単に書くとこのような順番になります。
私はいわゆる「上司」として部下からの報告などを聞くこともありますが、その時にこの「結論から話をする」という事が出来ていない人が多くいます。部下だけではなく取引先のビジネスマンにも多くいらっしゃいます。
そして話を聞く側からすると、この「結論から話をしない」人の返答は非常にストレスがたまるものです。
皆さんも結論から話をする癖を付けるようにしてください。
ダメな話し方とは？
では逆にどういった話し方がダメなのか？ それは
①時系列で話をする
②言い訳から話を始める
というものがよくあるケースではないでしょうか。②の言い訳から始める人なんているの？と思う人もいらっしゃるかもしれませんが実際は結構多いです。
この①、②を例で紹介すると
①時系列で話をする
上司：今月の売り上げ目標は達成できそう？
部下：え～と、今月の上旬に100万の受注が取れまして、その後に150万の受注が
取れそうになってきています。でも予定してた先月からの案件が少し厳しく
なってきているんですよ・・・
上司：合計で今月はいくら受注できそうなの？
部下：たぶん200万くらいですが、うまくいけば400万は獲れそうです。
上司：君の今月の目標っていくらだっけ？
部下：250万です。
上司：今月の目標達成できる％は？
部下：だぶん70%くらいです。
という感じになります。上司が最初に質問してから何回もラリーを繰り返す必要があり上司からすると答えを聞けるまでの時間が長いためストレスになります。
②言い訳から話を始める
上司：今月の売り上げ目標は達成できそう？
部下：いや、結構ガツガツいっているんですけど思ったほど受注できていないん
ですよね・・・ 提案の感触としては良いんですが返答をなかなかくれない
お客さんが多くて・・・ でも提案は先月よりもしています。
上司：今の受注額はいくらなの？
部下：70万ですが、今提案している案件が受注できれば200万入ります。
上司：その案件は獲れそうなの？
部下：正直厳しいです。
上司：じゃあ獲れないね。今月はいくら受注できそう？
部下：良くて150万です
上司：じゃあ今月の目標達成はできない？
部下：いえ、提案している案件が全部獲れれば余裕でクリアできます！
上司：受注できるの？
部下：わからないです・・・
というような会話もよくあります。まぁ言い訳から始められると聞いた方は「あ、今月は目達成が厳しいんだな・・・」と分かるのですが上司からすると早く結論や状況が聞きたいので困りものです。
ダメな話し方になる理由
なぜダメな話し方になるのかは簡単です。それは「自分の話たい事から話している」からです。
時系列で話をする人は自分で受注額などを整理しながら話をしたいから話がまとまらずに時系列で長くなってしまいます。
言い訳から始まる人は目標の達成ができなさそうなのでまず自分の頑張ったことなどを話しして自分をガードしようとしてしまうからです。
でもそれは自分が話をしたい事を話ししているのであって相手が聞きたいことにきちんと答えている事にはなりません。
会話をする時、特にビジネスの場では相手が求めている答えをすぐに相手に届けることが非常に大切です。相手と自分の貴重な時間を使っているのですから回答はすぐに結論を答えましょう。これは会議の場では特にです。質問に答えている人は会議に参加している参加者全員の時間をもらっていますので少しでもスムーズに答える必要があります。
皆さんも会議の場などで参加者がきちんと結論から回答できているか聞いてみてください。実際には結構できていないものです。
結論から話すには
結論からは話をして相手にきちんと伝えるには、相手が求めている事をしっかりと理解する必要があります。相手の事をしっかりと考えて回答すれば少しずつ回答の質は上がっていくでしょう。
会話をする時には結論から話をして、その後でその理由を説明する。という癖を付けてください。そうすれば相手からの印象は変わってきます。
この会話の仕方は練習をしないとできません。ですので日ごろから話し方の癖を付けるためにまずは同僚との話の時などから練習を開始してください。
この練習は会話だけではなくて自分の考えを整理することにも役立ちます。
ロジカルシンキングの一歩目としても良い練習ですので頑張ってください。
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